面接官の知っておくべきポイント（Web面接編）
こんにちは！
ヒトトセ編集室です。
以前、当サイト「ヒトトセ」では「面接官の知っておくべきポイント（基礎編）」をご紹介しました。今回はその応用編として、近年急増してきたWeb面接（「オンライン面接」とも言われています）の知っておくべきポイントを解説します。
使用ツールの選択
Web面接に利用できるツールには、さまざまな種類があります。
無料で利用できるもの、有料でより便利な機能を搭載しているもの、またはZoom、Microsoft Teams、Google Meetなどのオンラインミーティングツールなどが挙げられます。
ここでは、面接という用途をふまえたうえでの選ぶポイントを解説します。
・使いやすさ
特定のアプリをインストールしないと使えないものは、応募者が面倒臭さを感じてしまうので、避けましょう。
送られてきたURLをクリックするだけでログインできるツールがお勧めです。
・オンラインで応募者の個人情報が登録できる
対面面接と違い、Web面接では履歴書といった書類の提示はオンラインで行い、またデジタルファイルの形式として保管されます。従って、応募者が面接の前にオンラインで個人情報を登録できる機能が非常に有効です。
この機能は履歴書の代用用途に用いるだけではなく事前資料として使用し、面接時に効率よく質問をすることもできます。
・オンラインでプライバシーポリシーの確認、同意ができる
個人情報保護法によって、採用活動にあたって収集された個人情報は予め応募者に利用目的、保管・処理などといったプライバシーポリシーを明示し、また同意を得なければなりません。
Web面接の場合は、書面で交わすことができないため、ネット上でプライバシーポリシーを確認させ、また同意を得るという機能が必要です。
Web面接の基本操作を熟知しておく
応募者がWeb面接に対して対面面接より不安を感じやすいとされている問題のひとつに、通信におけるアクシデントが挙げられます。スマホやパソコン操作に慣れていない場合は特に顕著で、面接中になんらかの誤操作でアクシデントが生じます。
そんな時に、面接官は応募者に通信を行うための必要なサポートをしなければなりません。面接をスムーズに進行させるだけではなく応募者を落ち着かせる効果もあります。
面接官は面接用のツールを使いこなせるほかに、不具合時の対応策も予め用意しておく必要があります。例えば、不意な故障時用に面接官側も別のマイク付きイヤホンやヘッドホンを用意しておいたり、あるいは通信状況が悪く、音声が途切れがちになる時には電話で話す方法に切り替えたりします。
Web面接を円滑に行うポイント
画面越しのWeb面接では、対面面接よりコミュニケーションが難しくなります。
応募者の情報が伝わりづらいのと同様に面接官の表情や企業の魅力も伝わりづらくなるため、面接官の目線やリアクションに注意しながら面接を実施することが大切です。
開始前
応募者を待たせてしまうと余計なストレスが生じやすいので、面接官は始まる５～１０分前に待機しましょう。
また応募者の通信環境によって接続にかかる時間などを考慮し、入室時間は5～10分程度の余裕をもって設定しましょう。
面接中
Web面接の流れは通常の面接と同じですが、面接中にインターネット環境のトラブルが起こる可能性があるため、冒頭で「通信の不具合時はこちらから電話でご連絡します」ということを伝えておくと、万が一トラブルがあった場合、応募者は登録されていない電話番号からの着信でも出てもらえます。
・意識的にカメラ目線
応募者に向き合ってくれていないと感じさせないように、基本的に「カメラに目を向け話す」ことを心掛けておきましょう。
・リアクションは大きめに
対面しているときよりも相手に伝わりにくいため、しっかりとリアクションを取ることが大切です。
例えば、応募者が話しているときに大きめに相づちを打ったり、説明事項は項目ごとにアイコンタクトを取るなど、心がけましょう。
・その他
通信状況によって、音質が悪かったり、聞き取りづらかったりすることもあるので、面接官は話すときにはっきり発音して、決して早口にならないように注意しましょう。
そのほかに、面接官は自宅から面接を行う場合は、環境（例えば、画面の背景、周りの音、家族がいる場合の配慮など）を工夫することも大事です。
終了後
面接が終わった後に面接官より先に退室しにくいと感じる応募者がいます。
そのため、面接官は応募者を先に退室させて、退室操作のやり方が分からない方の場合は「これで面接を終了いたします。画面の右上に×のボタンが見えますか？そちらをクリックして、退室してください」というように、丁寧に伝えてあげましょう。
まとめ
コロナ禍をきっかけに広がったWeb面接は、応募者にとって移動時間や費用などがかからず、また企業にとっては場所の制限から解放されてより自由になったため、今や採用活動におけるスタンダードになっています。
一方、通信状況やデバイスなどのハードウェアの問題と、意思疎通を図りづらいなどのソフトウェアの面でのデメリットもあります。
面接官は応募者を理解するだけではなく、「自分は応募者にどう見られているのか」についても意識しなければなりません。
そんなWeb面接をスムーズに進めるためには、さまざまなポイントに気をつける必要があります。記事に書いたポイントに注意してしっかりと事前準備をすれば、より良いWeb面接を実施することが可能になります。
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